Когда важен каждый звонок

— Добрый день! Я хотел бы уточнить подробности Вашего рекламного предложения.

— Позвоните по номеру 2-13-08 и спросите Олега Анатольевича.

Несколько лет назад подобный диалог ни у кого не вызвал бы дополнительных вопросов. У каждого сотрудника была своя отдельная линия, на которую он принимал звонки, а люди на другом конце провода крутили диск телефонного аппарата, поочередно набирая необходимые номера. Человек XXI века, столкнувшись с подобной ситуацией, воспримет ее как показатель несерьезности компании. Благодаря развитию телекоммуникационных технологий практически все современные офисы оснащены цифровыми АТС. Они позволяют объединить внутренние и внешние телефонные линии в общую систему, создав удобную качественную связь.

Что такое переадресация?

Переадресация — техническая возможность телефонной сети по перенаправлению входящего звонка с одного номера на другой. Данная услуга предоставляется компанией UIS как обязательная составляющая виртуальной АТС. Все поступающие через нее звонки автоматически распределяются между сотрудниками в заданном вами порядке.

Варианты переадресации звонков

Количество вариантов переадресации зависит от функциональности виртуальной АТС. Например:

• Переадресация на номер. Производится на все виды телефонных номеров (стационарных, мобильных, виртуальных), управляемых через личный кабинет. Соединение начинается автоматически, при отсутствии связи прекращается. В большинстве компаний на время ожидания переадресации устанавливают музыкальную композицию.

• Переадресация на группы. Используется в тех случаях, когда в компанию поступает огромное количество звонков. Настройка приоритетности набора групп и номеров внутри них осуществляется в интерфейсе сервера.

• Процентное распределение звонков. Такой вид переадресации необходим при расстановке приоритетов задач вашей компании. Например, вы можете «пустить» больший процент входящей связи для старшего менеджера по продажам (60 %), новичкам дать потренироваться на 10 % и остальные звонки распределить между менеджерами среднего звена.

• Распределение звонков по времени. Данный метод предполагает разделение входящей связи в определенное время суток. Если ваши менеджеры работают до 18:00, то большая часть звонков будет поступать именно в это время. После 18:00 звонки могут переадресовываться мобильный телефон менеджера, а к остальной части звонков можно подключить виртуальный факс.

Таким образом, сегодня переадресация звонков является неотъемлемой частью любой сферы деятельности и встречается в офисах самого различного уровня — от малого бизнеса до регионального холдинга. Она дает возможность сотрудникам проявлять большую гибкость в общении, мгновенно переключая связь на нужного человека. Это не только удобно для обеих сторон, но и позволяет компании не терять внимание потенциальных клиентов. А самое главное — быть открытыми к диалогу с ними 24 часа в сутки. Если на рабочем месте никого нет, в настройках пользовательского интерфейса можно включить переадресацию на любой внешний номер.

В то время как компании-конкуренты ответят на звонок клиента долгими гудками, ваша организация всегда будет с ним на связи.